Les 6 règles d'or pour des rencontres productives

April 12, 2017

 

Nous le savons, les rencontres peuvent s’avérer longues et ennuyeuses. Qui n’a jamais assisté à une rencontre interminable? Une perte d’intérêt de tous les participants est si vite arrivée!  Un manque d’organisation nous conduit directement vers une perte de temps. Il faut savoir bien gérer la réunion de façon à ce que le temps, les objectifs et les échanges soient maximisés.


Vous verrez comment guider une rencontre productive pour que tous les participants puissent trouver un intérêt à s’impliquer dans la discussion. Si vous suivez ces 6 règles, tout devrait bien se dérouler.

 

Règle d’or #1  Exécutez la réunion comme vous vous attendez que les autres le fassent


Cette règle est fondamentale. Vous savez pourquoi? Quand nous sommes respectueux face aux gens qui nous entourent, nous avons davantage conscience de ce qui est efficace et attire l’attention. C’est un aspect important d’un échange réussi.

 

Règle d’or #2  Soyez préparé et veillez à ce que vos participants le soient aussi


Si vous êtes en mesure de faire distribuer un ordre du jour la veille de la rencontre pour que tout le monde soit préparé, c’est l’idéal. Donnez également accès à tous les documents qui sont pertinents. Les participants, quant à eux,
doivent avoir l’obligation de lire toute la documentation et de questionner s’il reste des interrogations. De plus, vous devriez avoir distribué les rôles pour chaque personne. Elle devrait savoir pour quelle raison elle doit être présente et quelle est sa fonction dans la réunion. Il faut aussi bien définir les objectifs à atteindre à la fin de la rencontre.

 

Règle d’or #3  Respectez l‘horaire


Tout ce qui est écrit sur papier semble clair et structuré, mais parfois il est difficile de suivre le plan établi. En commençant à l’heure désignée, vous évitez de prendre du retard. Je vous suggère même de commencer un peu plus tôt.
Sun Tzu, le réputé général chinois disait : « Être prêt d'avance à toute éventualité est la plus grande des vertus. » Les membres de votre équipe risquent d’arriver un peu d’avance s’ils savent que vous commencerez un peu avant le temps.
Soyez vigilant aussi afin de finir à l’heure convenue. Qui aime les réunions qui s’éternisent? Personne naturellement. L’efficacité doit être mise en avant plan. Lors de la rédaction de l’ordre du jour, vous devez penser de façon réaliste. Si vous avez 20 points à traiter et que chacun doit être débattu environ dix minutes, planifier une rencontre d’une heure ne sera pas suffisant.  

 

Il faut aussi penser que certaines heures peuvent être plus productives que d’autres pour discuter en équipe. En effet, si vous travaillez avec des oiseaux de nuit et que votre réunion se déroule à 8h du matin, il se peut que l’attention ne soit pas au rendez-vous auprès de vos collègues. Choisir le moment opportun risque fort de compter dans la balance de la réussite.

 

 

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